Vacature: Office Assistant (18 uur per week)

Ben jij administratief ijzersterk en ben jij op zoek naar een zelfstandige, afwisselende en verantwoordelijke baan? Lees dan snel verder want dan hebben wij een mooie uitdaging voor jou!

Bedrijfsinformatie

Reinders & van Soest is een full service (personeels-)adviesbureau waar op dit moment ruim 20 passievolle medewerkers werkzaam zijn. Binnen onze organisatie heeft een ieder zijn eigen specialisatie, dit is onderverdeeld in verschillende labels: HRM en Mobiliteit. Ons doel is om onze opdrachtgevers op proactieve wijze te ontzorgen, verwachtingen te overtreffen én samen met de opdrachtgevers groei te realiseren. Met als hoofddoel de continuïteit te waarborgen binnen iedere organisatie.

In deze functie ondersteun je de afdeling mobiliteit. Hier werken onze Re-integratie- en Loopbaanadviseurs. Wij begeleiden mensen die om medische redenen uitgevallen zijn voor hun werk richting een nieuwe baan, of als dat niet haalbaar is richting een uitkering. Ook ondersteunen wij mensen die niet ziek zijn maar wel een stap in hun loopbaan willen maken. Jij bent degene die voor een ondersteunende basis zorgt in de actuele trajecten, een perfecte administratie voert en de juiste facturatie verzorgt, je neemt hierin zelf initiatief. Lees hier meer over bij ‘jouw toekomstige werkdag’.

Hard werken loont!

Bij aanvang krijg je een tijdelijk contract, maar wij willen met iemand de toekomst in! Dit betekent dat je hierna, bij een wederzijdse match, direct een vast contract krijgt. Het salaris is prima en bij een positief bedrijfsresultaat vinden we dat iedereen hier iets van terug mag zien. Je krijgt de mogelijkheid om mee te bewegen met een groeiende organisatie. Er is altijd ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en het volgen van cursussen/ opleidingen. Reinders & van Soest valt niet onder een cao, maar er is wel een personeelshandboek aanwezig. Je krijgt een pensioenregeling waarvan de helft van de premie betaalt wordt door de werkgever, ieder jaar 8% vakantiegeld en 25 vrije dagen bij een fulltime dienstverband. Reinders & van Soest is een zeer professioneel (personeels-)adviesbureau, maar er hangt altijd een informele, gezellige sfeer onder elkaar. Wij beschikken over een vitaliteitsprogramma, organiseren leuke (kennis)borrels en gezellige bedrijfsuitjes.

Jouw toekomstige werkdag

Als office assistent ben je een belangrijke schakel binnen de afdeling Mobiliteit van Reinders & van Soest. Je ondersteunt jouw collega’s in de breedste zin van het woord. Deze afdeling biedt oa. tweede spoor trajecten aan bedrijven aan voor werknemers die langer dan een jaar zijn uitgevallen door ziekte. Zij worden door ons geholpen in de zoektocht naar duurzaam werk dat aansluit bij de mogelijkheden en beperkingen van de medewerker. We nemen je graag mee in onze, en misschien straks ook wel, jouw wereld.

Het is jouw eerste werkdag deze week en je komt 08:20 uur aan op kantoor. Je schenkt een heerlijke kop koffie of thee voor jezelf in en ondertussen druppelen je collega’s het kantoor binnen. Je maakt even een praatje en gaat aan de slag. Je opent je mail en tijdens het behandelen van je mail stel je voor jezelf een to-do lijstje op. Dan gaat de telefoon. Jij neemt op en zorgt ervoor dat de persoon aan de andere kant antwoord krijgt op zijn/haar vragen. Je vindt het fijn om iemand een stap verder te helpen, of je nu een klant of collega aan de lijn hebt. Tijd om het to-do lijstje verder op te pakken. Er zijn een aantal nieuwe aanvragen binnengekomen voor de afdeling Mobiliteit. Zelf begeleid je geen kandidaten, maar je zult wel af en toe in contact zijn en hun verhaal horen. Omdat jij de collega’s op deze afdeling ondersteunt, neem jij het voorwerk van de mobiliteitstrajecten voor je rekening. Je zorgt ervoor dat er een digitale map wordt aangemaakt, voegt het traject toe in het klantbegeleidingssysteem (CRM), checkt nog even de opdrachtbevestiging en zorgt ervoor dat het werkplan naar de mobiliteitsadviseur wordt gestuurd zodat hij/zij hiermee aan de slag kan. Vervolgens monitor je bij een aantal lopende trajecten of alle stappen juist doorlopen worden en stelt hierbij proactief vragen aan je collega’s. Met name als de kandidaten gaan solliciteren ben jij degene die hen daarin ondersteund met de nodige informatie. Na de lunchpauze informeer je een kandidaat die wordt begeleid door een mobiliteitsadviseur met een vraag over de uitnodiging voor een sollicitatiegesprek. Je bent je bewust dat mensen vaak in een moeilijke situatie zitten en beantwoord vanuit betrokkenheid de vraag.

Als alles juist in het systeem staat start je met je planning voor je volgende werkdag. Je wilt dan de facturatie gaan oppakken, een rapportage voor je collega voorbereiden, en ervoor zorgen dat een kandidaat een start kan gaan maken met zijn/haar CV.

De dag vliegt voorbij, je ziet dat het alweer tijd is om naar huis te gaan.

Dit ben jij:

Je hebt ervaring opgedaan met verschillende administratieve processen;

• Je bent communicatief sterk, empathisch en integer;
• Je hebt ervaring met het MS office pakket en bij voorkeur een CRM of ERP Systeem;
• Je bent woonachtig in of rondom Westland;
• Je bent beschikbaar op maandag, dinsdag, en vrijdag (3 x 6 uur).

Solliciteer!

Is deze parttime baan de ideale aanvulling op jouw leven? Wacht dan niet te lang en solliciteer! Heb je eerst nog vragen, neem dan gerust contact op met Manager Mobiliteit Erik Oortwijn. Dat kan telefonisch of per WhatsApp via 06-19406285, of mail naar: e.oortwijn@reindersenvansoest.nl