Een vertrouwenspersoon. Eigenlijk hoop je er nooit een nodig te hebben. Misschien heb je er zelfs nog niet bij stilgestaan dat je als werkgever iemand in deze functie zou kunnen aanstellen.
Toch kunnen in iedere organisatie situaties ontstaan waar medewerkers behoefte krijgen aan een vertrouwd luisterend oor. Bijvoorbeeld als zij werkgerelateerde klachten hebben over:
- Agressie en geweld
- Seksuele intimidatie of ongewenste intimiteiten
- Pesten
- Discriminatie
Komt dit voor, dan ben je als werkgever blij als je het wél goed hebt geregeld. Want ongewenst gedrag gaat altijd over kwetsbare situaties, waarin je vaak niet precies weet hoe je moet handelen, terwijl de gevolgen groot zijn.
Grensoverschrijdend gedrag hoort niet thuis op de werkvloer. Iedere medewerker moet zich veilig kunnen voelen op het werk. Helaas is dat lang niet altijd het geval en worstelen veel medewerkers met de gevolgen van ongewenst gedrag op het werk.
Zorg daarom voor een vertrouwenspersoon. Dat levert een professioneel vangnet op voor medewerkers, waarmee werkstress en arbeidsverzuim kunnen worden voorkomen. De vertrouwenspersoon onderneemt de juiste acties en geeft professioneel advies. Dat draagt bij aan herstel en behoud van de veiligheid op de werkvloer.
Op dit moment nog niet. Wel ligt er een wijzigingsvoorstel van de Arbowet bij de Tweede Kamer waarin staat dat een werkgever de toegang tot een vertrouwenspersoon moet regelen.
Wel is het wettelijk verplicht om medewerkers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Een vertrouwenspersoon is dan een belangrijke eerste stap.
Al is een vertrouwenspersoon (nog) niet verplicht, het is toch het overwegen waard om iemand in deze functie aan te stellen. Beschouw het hebben van een vertrouwenspersoon als een belangrijk onderdeel van goed personeels- en Arbobeleid.
Een vertrouwenspersoon kan een belangrijk deel van je ziekteverzuim voorkomen. Maar liefst 64% van de werkgerelateerde verzuimkosten in Nederland wordt veroorzaakt door werkgerelateerde psychische klachten (bron: kvk). Deze klachten worden niet alleen veroorzaakt door stress en hoge werkdruk, maar ook door ongewenst gedrag.
Soms kiest een medewerker er niet voor om zich ziek te melden vanwege grensoverschrijdend gedrag, maar neemt hij of zij ontslag. Ook dat is natuurlijk een ongewenste situatie, en niet alleen voor de medewerker. De organisatie verliest in zo’n geval een medewerker, zonder dat de oorzaak van het personeelsverloop is weggenomen en de kans op herhaling blijft bestaan. Ook hier kan een vertrouwenspersoon een belangrijke rol spelen bij de verwerking, afhandeling en preventie van ongewenst gedrag.
Voelt de medewerker zich weer veilig op het werk en is de situatie voldoende verwerkt, dan zal de behoefte om te verzuimen of de organisatie te verlaten waarschijnlijk verdwenen zijn. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan dus ook een belangrijke rol spelen als het gaat om een goede personeelsbezetting.
Slachtoffers vinden het vaak moeilijk om ongewenst gedrag op de werkvloer bespreekbaar te maken. Ze schamen zich, of zijn bang voor de gevolgen voor hun loopbaan. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon verlaagt de drempel om een gesprek aan te gaan, en kan bijdragen aan een gezonde, veilige werkomgeving.
Een vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht. Het gesprek van je medewerker met de vertrouwenspersoon is dus strikt vertrouwelijk, en zal niet met anderen worden gedeeld. Ook niet met jou als werkgever.
Om het beknopt te houden heeft een vertrouwenspersoon 3 hoofdtaken:
- Klachtafhandeling en medewerkers opvangen die zijn lastiggevallen of advies nodig hebben
- Voorlichting geven over hoe je ongewenst gedrag kunt voorkomen
- Signaleren van ongewenst gedrag bij directie en management en hierover adviseren
Verder zorgt een vertrouwenspersoon voor (anonieme) registratie van gevallen van ongewenst gedrag, en eventueel voor doorverwijzing naar andere hulpverlenende instanties of bijvoorbeeld een mediator.
Waar moet een vertrouwenspersoon aan voldoen?
Bij een vertrouwenspersoon kun je rekenen op bepaalde kennis en vaardigheden, zoals:
- Kunnen omgaan met individuele- en groepsprocessen bij ongewenst gedrag
- Voldoende levenservaring en inlevingsvermogen
- Een relevante opleiding
- Goede advies- en coachingsvaardigheden
- Kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie en weerstand
- Kennis van de organisatie, de cultuur en gevoeligheden
- Relevante (sociale) wetgeving
Als werkgever kun je kiezen voor het aanstellen van een interne of een externe vertrouwenspersoon. Dit moet in overleg met de ondernemingsraad, als deze binnen de organisatie aanwezig is natuurlijk.
- Intern: iemand die wordt opgeleid tot vertrouwenspersoon of hier speciaal voor wordt aangesteld
- Extern: een professional via een Arbodienst, brancheorganisatie of andere dienstverlener
Grotere organisaties kiezen soms voor het aanstellen van een interne vertrouwenspersoon. Dan is het wel belangrijk om te kiezen voor iemand, die niet snel last krijgt van belangenverstrengeling. Een HR-adviseur, manager of bedrijfsmaatschappelijk werker uit de eigen organisatie zijn dus niet zo’n goede optie.
Voor kleinere mkb-bedrijven met weinig medewerkers is een externe vertrouwenspersoon vaak handiger. Je voorkomt dan ongemakkelijke situaties tussen collega’s die elkaar regelmatig tegenkomen op de werkvloer, of een zakelijke afhankelijkheid hebben ten opzichte van elkaar. Bovendien bespaar je opleidingskosten en extra werkdruk voor de functionaris die deze rol naast de gebruikelijke werkzaamheden moet vervullen.
Heb je een interne vertrouwenspersoon in jouw organisatie, maar ook behoefte aan een extern alternatief? Of wil je graag een vaste externe vertrouwenspersoon aanstellen? Neem dan contact met ons op. Wij hebben goed opgeleide, ervaren professionals die je eenmalig of voor langere tijd aan jouw organisatie kunt verbinden.
Dit hebben onze klanten ervaren
Klanten binnen en buiten Westland hebben de dienstverlening van Reinders & van Soest al ontdekt. Wij delen graag hun ervaringen.
Onze klanten
Vragen? Wij helpen je graag.
Natuurlijk zijn wij ook telefonisch bereikbaar: je kunt ons bellen op maandag t/m vrijdag, tussen 8.30-17.00 uur. Mail je liever? Dat kan natuurlijk ook!