Goede verzuimbegeleiding is goud waard!
Veel leidinggevenden zien een verzuimtraject als een hindernisbaan vol wettelijke obstakels en emotionele valkuilen, die heel moeilijk te nemen is. Nu zijn wij de laatsten om te zeggen dat ziekteverzuim een piece of cake is. Dat is het zeker niet. Iedere situatie is uniek en vraagt om een eigen, doordachte aanpak. In deze blog delen we een paar tips uit de dagelijkse praktijk, waar iedereen, dus ook jij, je voordeel mee kunt doen.
Niemand wordt blij van verzuim
Eén ding is zeker: niemand wordt blij van verzuim. De collega’s niet, de klant niet, maar ook de verzuimende medewerker zelf niet. Oók die medewerker die zich bijna iedere maandag ziek meldt zonder dat de bedrijfsarts een medische reden kan vinden, doet dit niet zomaar. Of die dame die moeilijk naar de werkvloer te bewegen is, al zou ze ‘benutbare mogelijkheden’ hebben volgens de bedrijfsarts. Daar zit een verhaal achter dat waard is om verteld te worden. Zodat je samen kunt kijken hoe je dit kunt oplossen. Dus: oordeel niet direct, ga het gesprek aan en kijk of je er samen uit kunt komen.
Kom je er niet uit? Wij helpen je graag! Neem contact op via de onderstaande button:
Wij geven je graag nog een paar andere praktische tips.
Tip 1: Vitamine A vanaf dag 1
Het belangrijkste ingrediënt van een goed verzuimtraject? Vitamine A. Nee, niet die druppels die je bij het Kruidvat of de Etos koopt. Gewoon oprechte, menselijke Aandacht. Dat betekent niet alleen goed luisteren naar wat de ander zegt, of vragen naar wat hij of zij wil. Het betekent soms ook juist even zwijgen en de ruimte geven. Als je medewerker maar weet dat je er bent en de radiostilte niet te lang duurt.
Contact blijven houden is heel belangrijk. Juist als de afwezigheid langer gaat duren, wordt de stap terug naar de werkvloer steeds moeilijker voor je medewerker. Een beterschapskaartje dat door alle collega’s is ondertekend, lijkt misschien eenvoudig, maar het is echt een duidelijk signaal ‘Je hoort er nog bij!’. Nodig je medewerker actief uit voor een regelmatig ‘koffiemomentje’, en zorg dan wel dat je ook even rustig apart kunt zitten, zodat je tot een goed gesprek kunt komen of samen een nieuw Plan van Aanpak kunt maken.
Tip 2: Je bent geen dokter!
Wat je ook doet of vraagt, onthoud altijd: je bent geen dokter! Vraag dus geen medische zaken aan je medewerker, want dat is in het kader van de privacy echt not done. Toch merken we dat de verstandhouding tussen de meeste medewerkers en hun leidinggevenden (gelukkig) zo goed is, dat medewerkers uit zichzelf heel transparant zijn over hun situatie en alles op tafel leggen – zelfs als dat op medisch of sociaal-privé-gebied heel gevoelig ligt.
Is jouw medewerker zo’n open boek? Beschouw dat als een dik compliment en een blijk van vertrouwen naar jou toe. Luister het aan, maar leg niets vast. “De informatie komt mijn oor in, maar komt mijn pen niet uit” is in dat geval de juiste houding. Je kunt je medewerker wel adviseren om een en ander met de bedrijfsarts te bespreken. Zelf kun je aan de bedrijfsarts vragen of deze vanuit zijn of haar professie je kan adviseren over waar je rekening mee moet houden bij de re-integratie.
Tip 3: Denk in mogelijkheden
Bijna niemand knapt op van achter de geraniums zitten. Mensen zijn sociale wezens en willen ertoe doen. Heeft iemand weer ruimte om naar het werk te komen, al is het voor een paar uurtjes? Omarm het, ook als het oppakken van het eigen takenpakket er nog niet in zit. Het gaat vooral om het weer oppakken van het arbeidsritme en weer onder de mensen komen. Is die eerste stap eenmaal gemaakt, dan wordt het doorgaans makkelijker om verder op te bouwen.
Wees creatief bij het bedenken van klussen en doe het samen: vraag je medewerker eerst of deze zelf nog ideeën heeft. Daar komen soms heel bruikbare, praktische klussen uit. Leg je afspraken goed vast en benadruk dat het tijdelijke, boventallige klussen zijn in het kader van de re-integratie. Geeft de bedrijfsarts aan dat er weer aan terugkeer naar het eigen werk gedacht kan worden, zorg er dan voor dat daar zo snel mogelijk invulling aan wordt gegeven.
Tip 4: Wet Verbetering Poortwachter: stok achter de deur of steun in de rug?
Verzuimbegeleiding draait als het goed is vooral om menselijke aandacht en wederzijds begrip. Maar er zit natuurlijk ook een andere, hardere kant aan. De Wet Verbetering Poortwachter is helder: er moeten op bepaalde momenten bepaalde stappen worden gezet. Doe je dat niet, dan kan je dat als werkgever of werknemer duur komen te staan, omdat je kansen hebt gemist of zaken te laat in gang hebt gezet. Dat klinkt streng, maar je kunt het ook zien als een steuntje in de rug (ja, soms in de vorm van een stok achter de deur) om de verzuimbegeleiding in beweging te houden.
Vlieg het invullen van de verschillende formulieren zoals het Plan van Aanpak of de Eerstejaarsevaluatie zo praktisch mogelijk aan. Zie het als een afsprakenlijstje voor jou en je medewerker. Je mag het digitaal invullen met hoogdravende woorden, maar als het voor jullie fijner werkt met pen en papier en in ‘gewone mensen-taal’ dan is dat helemaal oké. Als het maar duidelijk is voor iedereen.
Heb je behoefte aan een handig overzichtje waarin alle stappen chronologisch duidelijk worden uitgelegd? Neem contact met ons op, dan delen we hem graag met jou!
Tip 5: Schakel je externe adviseurs op tijd in
Misschien voel je je als leidinggevende of HR-adviseur een beetje eenzaam in de verzuimbegeleiding. Toch heb je als het goed is een klein legertje externe adviseurs om je heen verzameld dat met je mee kan denken. Daar wordt lang niet altijd gebruik van gemaakt, is onze ervaring.
Blijf niet te lang met vragen zitten, pak die telefoon als je vragen hebt of even wil sparren over een verzuimsituatie. Neem contact op met je bedrijfsarts, arbeidsdeskundige of bijvoorbeeld met ons als HR-adviesbureau. Begrijp je iets niet, vraag gerust door. En ben je het ergens niet mee eens, durf dan kritisch te zijn dat kan de verzuimbegeleiding alleen maar ten goede komen.
Hoe Reinders & van Soest kan helpen
Tot zover een paar praktische tips. Heb jij een ingewikkeld verzuimdossier, wil je een spoor 2 opstarten, of heb je zomaar een vraag over verzuim en re-integratie? Aarzel niet om contact met ons op te nemen om even te sparren of een datum te prikken voor een afspraak. Verzuim hoeft geen hoofdpijndossier te zijn. Samen kunnen we ervoor zorgen dat iedere kans benut wordt om te bouwen aan een gezonde, veerkrachtige organisatie met blije medewerkers!
Vragen? wij helpen u graag!
Wat de vraag ook is onze HR professionals denken en kijken graag met u mee!